Neues aus der Rechtsprechstunde

Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist es daher wichtig zu verstehen, wann eine Abmahnung rechtlich zulässig ist, in welchen Fällen sie für eine Kündigung erforderlich ist und wann auch ohne vorherige Abmahnung gekündigt werden kann. Ebenso wichtig ist die Frage, wie sich Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer in einem Personalgespräch verhalten und welche Möglichkeiten bestehen, gegen eine Abmahnung vorzugehen.

Voraussetzungen einer Abmahnung Eine Abmahnung setzt voraus, dass eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer eine arbeitsvertragliche Pflicht verletzt hat und dieses Verhalten steuerbar ist. Steuerbar ist ein Verhalten dann, wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer es bewusst beeinflussen und künftig ändern kann. Fehlt diese Steuerbarkeit (zum Beispiel bei krankheitsbedingtem Verhalten), scheidet eine Abmahnung grundsätzlich aus.

In der Praxis spielen Abmahnungen deshalb vor allem bei verhaltensbedingten Pflichtverletzungen eine Rolle. Typische Beispiele sind dabei wiederholtes Zuspätkommen, Nichterreichbarkeit während der Arbeitszeit, Verstöße gegen Arbeitsanweisungen, unentschuldigtes Fehlen oder die Missachtung betrieblicher Vorgaben.

Dabei wird von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern häufig ein Punkt missverstanden: Die Abmahnung dient nicht in erster Linie der Vorbereitung einer Kündigung, sondern sie erfüllt zunächst eine Warn- und Hinweisfunktion im bestehenden Arbeitsverhältnis. Sie soll der Arbeitnehmerin/dem Arbeitnehmer deutlich vor Augen führen, dass ein bestimmtes Verhalten eine Pflichtverletzung darstellt und im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen können. Erst wenn diese Warnfunktion keine Wirkung zeigt und es erneut zu vergleichbaren Pflichtverstößen kommt, kann die Abmahnung im zweiten Schritt zur Grundlage einer verhaltensbedingten Kündigung werden. Im Vordergrund steht daher zunächst die Möglichkeit, das beanstandete Verhalten zu korrigieren und das Arbeitsverhältnis fortzusetzen.

Was die formalen Anforderungen an eine Abmahnung anbelangt, gibt es hierzu zwar keine ausdrückliche, gesetzliche Regelung. Mindestanforderungen wurden jedoch durch die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts entwickelt. Damit eine Abmahnung ihre arbeitsrechtliche Warnfunktion erfüllen kann und im Streitfall auch als Grundlage einer späteren Kündigung geeignet ist, muss sie bestimmte inhaltliche Voraussetzungen erfüllen. Fehlen diese, kann die Abmahnung unwirksam sein oder ihre kündigungsrechtliche Wirkung verlieren.

Zunächst muss das beanstandete Verhalten konkret und nachvollziehbar beschrieben werden. Allgemeine Vorwürfe wie „unzuverlässiges Verhalten“ oder „schlechte Arbeitsleistung“ genügen nicht. Erforderlich ist vielmehr eine möglichst genaue Schilderung des Sachverhalts unter Angabe von Zeit, Ort und Art der Pflichtverletzung. Nur so kann die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer eindeutig erkennen, welches Verhalten beanstandet wird und wie dieses künftig zu ändern ist.

Darüber hinaus muss die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber unmissverständlich zum Ausdruck bringen, dass das geschilderte Verhalten als Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten bewertet wird. Eine bloße Bitte um künftig sorgfältigeres Verhalten oder ein allgemeiner Hinweis reicht hierfür nicht aus.

Außerdem muss die Abmahnung die ausdrückliche Warnung enthalten, dass bei einer Wiederholung des beanstandeten oder eines vergleichbaren Fehlverhaltens arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung drohen. Fehlt dieser Hinweis, liegt regelmäßig keine wirksame Abmahnung vor. Schließlich muss die Abmahnung dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit entsprechen. Sie darf weder überzogen formuliert sein noch unzutreffende Tatsachenbehauptungen oder ehrverletzende Äußerungen enthalten. Anderenfalls kann ein Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte bestehen.

Kündigung nach Abmahnung Was viele nicht wissen: Eine Abmahnung entfaltet ihre kündigungsrechtliche Wirkung nur dann, wenn ein vergleichbares Fehlverhalten vorliegt. Das bedeutet, dass nicht jede Abmahnung später als Grundlage für jede verhaltensbedingte Kündigung herangezogen werden kann. Erforderlich ist vielmehr eine inhaltliche Übereinstimmung beziehungsweise zumindest eine Vergleichbarkeit zwischen dem früher abgemahnten Verhalten und dem späteren Pflichtverstoß, der zur Kündigung führt.

So kann beispielsweise eine Abmahnung wegen wiederholter Verspätungen nicht ohne Weiteres eine Kündigung wegen Nichterreichbarkeit während der Arbeitszeit oder wegen einer Beleidigung am Arbeitsplatz rechtfertigen.

Für die Praxis bedeutet das, dass die Arbeitnehmerin/der Arbeitnehmer im Falle einer verhaltensbedingten Kündigung prüfen sollte, ob überhaupt bereits eine einschlägige Abmahnung vorliegt. Fehlt diese, besteht die Möglichkeit, dass die Kündigung unverhältnismäßig sein und bei arbeitsgerichtlicher Prüfung keinen Bestand haben könnte.

Zu beachten ist weiter, dass die Abmahnung mit zunehmendem Zeitablauf an Bedeutung verliert, wenn die Arbeitnehmerin/der Arbeitnehmer sich zwischenzeitlich beanstandungsfrei verhalten hat. In diesem Fall kann die Abmahnung ihre Warnfunktion einbüßen, mit der Folge, dass auch hier die Möglichkeit besteht, dass das Arbeitsgericht zu dem Schluss kommt, dass die für die Kündigung erforderliche, vorherige Abmahnung fehlt.

Kündigung ohne vorherige Abmahnung Eine Abmahnung ist jedoch nicht in jedem Fall Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung. Sie ist insbesondere dann entbehrlich, wenn von vorneherein erkennbar ist, dass sie keinen Erfolg verspricht, oder wenn das Fehlverhalten so schwer wiegt, dass der Arbeitgeberin oder dem Arbeitgeber die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses nicht zugemutet werden kann. Dies betrifft insbesondere Pflichtverletzungen im Vertrauensbereich.

Typische Beispiele sind Straftaten zulasten der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers, erhebliche Beleidigungen von Vorgesetzten oder Kolleginnen und Kollegen, Tätlichkeiten sowie sexuelle Belästigungen. Eine Abmahnung kann auch dann entbehrlich sein, wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer eindeutig erkennen lässt, dass eine Verhaltensänderung nicht zu erwarten ist, etwa durch bewusst provozierendes oder beharrlich vertragswidriges Verhalten.

Auch in Kleinbetrieben mit in der Regel zehn oder weniger Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmern besteht nicht automatisch die Verpflichtung, vor einer Kündigung eine Abmahnung auszusprechen. Hintergrund ist, dass das Kündigungsschutzgesetz dort grundsätzlich keine oder nur eingeschränkte Anwendung findet. Gleichwohl bedeutet dies nicht, dass eine Abmahnung in Kleinbetrieben stets entbehrlich wäre. Auch dort dürfen Kündigungen nicht willkürlich oder treuwidrig ausgesprochen werden. Beruht die Kündigung auf einem steuerbaren Fehlverhalten, das nicht so schwer wiegt, dass eine sofortige Beendigung des Arbeitsverhältnisses gerechtfertigt erscheint, kann auch im Kleinbetrieb eine vorherige Abmahnung erforderlich sein. Je schwerer die Pflichtverletzung, desto eher kommt allerdings eine Kündigung ohne vorherige Abmahnung in Betracht.

Personalgespräch In der Praxis ist es häufig der Fall, dass eine Abmahnung nicht sofort ausgesprochen, sondern zunächst ein Personalgespräch durchgeführt wird. Arbeitnehmer sollten ein solches Gespräch ernst nehmen.

Ob es sinnvoll ist, sich bereits im Personalgespräch zu den erhobenen Vorwürfen zu äußern, hängt stets von den Umständen des Einzelfalls ab. Fühlt sich die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer von den Vorwürfen überrascht oder unsicher, besteht der Eindruck, dass eine Kündigung vorbereitet werden soll, oder betrifft der Vorwurf ein schwerwiegendes Fehlverhalten mit möglichen straf- oder haftungsrechtlichen Folgen, empfiehlt es sich häufig, zunächst lediglich die Vorwürfe anzuhören und keine vorschnellen Erklärungen abzugeben. In solchen Fällen kann es sinnvoll sein zu erklären, dass man sich jetzt zu den Vorwürfen nicht äußern möchte, aber schriftlich Stellung genommen werden wird. Dadurch bleibt ausreichend Zeit, den Sachverhalt zu prüfen und gegebenenfalls anwaltlichen Rat einzuholen.

Handelt es sich hingegen lediglich um einen geringfügigen Vorwurf oder sind die erhobenen Vorwürfe offensichtlich unzutreffend und ohne Weiteres widerlegbar, kann eine unmittelbare Klarstellung im Personalgespräch zweckmäßig sein.

Reaktionsmöglichkeiten nach einer Abmahnung Wird eine Abmahnung ausgesprochen und zur Personalakte genommen, bestehen verschiedene Möglichkeiten, hierauf zu reagieren.

Eine Möglichkeit ist die Abgabe einer schriftlichen Gegendarstellung. Darin schildert die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer den Sachverhalt aus eigener Sicht und legt dar, weshalb die Vorwürfe unzutreffend sind oder Missverständnisse bestehen. Die Gegendarstellung wird ebenfalls zur Personalakte genommen und ist künftig gemeinsam mit der Abmahnung zu berücksichtigen.

Daneben kann die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber außergerichtlich aufgefordert werden, die Abmahnung zurückzunehmen und aus der Personalakte zu entfernen. In der Praxis folgt der Arbeitgeber dieser Aufforderung jedoch nur äußerst selten. Ohne eindeutige Nachweise dafür, dass die Abmahnung auf unzutreffenden Tatsachen beruht oder aus anderen Gründen rechtswidrig ist, sind Arbeitgeberinnen oder Arbeitgeber regelmäßig nicht bereit, die Abmahnung freiwillig aus der Personalakte zu entfernen.

Bleibt eine außergerichtliche Aufforderung erfolglos, kann schließlich Klage auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte beim Arbeitsgericht erhoben werden. In einem solchen Verfahren muss grundsätzlich nicht die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer beweisen, dass die Abmahnung unberechtigt war. Vielmehr trägt die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber die Darlegungs- und Beweislast für die Tatsachen, auf die die Abmahnung gestützt werden.