Urlaub im Gesundheitswesen:  was MT-Beschäftigte wissen sollten

Für medizinisch-technische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in TVöD-Häusern sowie in Einrichtungen der Caritas und der Diakonie spielen tarifliche Regelungen sowie wechselnde Arbeitszeitmodelle eine zentrale Rolle. Wer seine Rechte kennt, kann nicht nur besser planen, sondern auch vermeiden, dass Urlaubsansprüche unbemerkt verloren gehen oder falsch berechnet werden. Die grundlegenden Regeln sind den meisten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern bekannt und sollen hier daher nur kurz umrissen werden. Nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 24 Werktage bei einer Sechstagewoche (§ 3 BUrlG). Verteilt sich die Arbeitszeit regelmäßig auf weniger als 6 Tage pro Woche wird der Urlaubsanspruch entsprechend gekürzt (Fünftagewoche = 20 Werktage, Viertagewoche = 16 Werktage und so weiter). Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung ist nur in Ausnahmefällen möglich. Der Übertragungszeitraum umfasst die ersten drei Monate des folgenden Kalenderjahres (§ 7 Abs. 3 BUrlG).

In TVöD-Häusern und in kirchlichen Einrichtungen greifen regelmäßig weitergehende tarifliche Regelungen, wie zum Beispiel hinsichtlich der Anzahl der Urlaubstage. Im TVöD sind dies 30 Urlaubstage bei einer Fünftagewoche, in den Richtlinien für Arbeitsverträge (AVR) der Caritas grundsätzlich auch, wobei hinsichtlich einzelner Berufsgruppen Sonderregelungen bestehen und in den AVR der Diakonie 31 Arbeitstage, ebenfalls ausgehend von einer Fünftagewoche, gelten. In der Praxis entscheiden jedoch nicht allein diese Zahlen, sondern vor allem die zahlreichen Ausnahmen, Sonderfälle und tariflichen Differenzierungen.

1 Urlaubsplanung Ein erstes Spannungsfeld zeigt sich bei der Urlaubsplanung zu Beginn des Jahres. Gerade in diagnostischen und therapeutischen Bereichen mit hoher Spezialisierung ist der Urlaub einzelner MT-Beschäftigten eng mit der Funktionsfähigkeit ganzer Abteilungen verknüpft. Nach § 7 Abs. 1 BUrlG sind Urlaubswünsche der Arbeitnehmer zu berücksichtigen, es sei denn, ihnen stehen dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer entgegen, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen. Dabei ist wichtig, dass der Arbeitgeber diese Gründe konkret benennen und abwägen muss. Lehnt der Arbeitgeber den beantragten Urlaub ab, reicht ein pauschaler Hinweis auf Personalmangel nicht aus.

Ein regelmäßiger konfliktträchtiger Punkt in der Urlaubsplanung betrifft hierbei die Frage, ob Beschäftigte mit Kindern bei der Vergabe von Urlaub Vorrang genießen. Gerade in den Sommerferien oder an Feiertagen prallen hier unterschiedliche Interessen aufeinander. Rechtlich ist die Antwort differenziert. Weder das Bundesurlaubsgesetz noch der TVöD oder die AVR der Caritas und der Diakonie sehen einen generellen Vorrang von Eltern vor kinderlosen Beschäftigten vor. Gleichwohl spielen familiäre Belange im Rahmen der Urlaubsplanung eine wichtige Rolle, denn der Arbeitgeber hat gemäß § 7 Abs. 1 BUrlG soziale Gesichtspunkte zu berücksichtigen. Zu diesen sozialen Gesichtspunkten zählen insbesondere schulpflichtige Kinder und deren Ferienzeiten. Das Bundesarbeitsgericht erkennt an, dass Eltern schulpflichtiger Kinder regelmäßig ein erhöhtes Interesse daran haben, ihren Urlaub während der Schulferien zu nehmen. In solchen Fällen kann es zulässig sein, diesen Beschäftigten bei der Urlaubsplanung den Vorzug zu geben, sofern dies auf einer sachlichen Abwägung beruht und nicht schematisch erfolgt.

Gleichzeitig hat das BAG jedoch klargestellt, dass ein pauschaler oder dauerhafter Vorrang von Arbeitnehmern mit Kindern unzulässig ist. Eine starre Praxis, nach der Beschäftigte ohne Kinder regelmäßig oder gar immer zurückstehen müssen, würde gegen den arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz verstoßen. Auch kinderlose MT-Beschäftigte haben ein schutzwürdiges Interesse an zusammenhängender Erholungszeit oder in der Zeit der Schulferien, etwa zur Pflege von Angehörigen, zur Regeneration nach belastenden Diensten oder für bereits langfristig gebuchte Reisen. Die Rechtsprechung verlangt daher stets eine Einzelfallabwägung. In der Praxis von TVöD-Häusern und kirchlichen Einrichtungen wird diese Abwägung häufig durch rotierende Urlaubspläne oder interne Vereinbarungen unterstützt. So kann etwa vorgesehen werden, dass Beschäftigte mit schulpflichtigen Kindern in einem Jahr vorrangig während der Sommerferien Urlaub erhalten, im Folgejahr jedoch andere soziale Gesichtspunkte den Ausschlag geben. Eine solche wechselnde Berücksichtigung trägt dazu bei, eine Benachteiligung kinderloser Beschäftigter zu vermeiden und zugleich den besonderen familiären Bindungen von Eltern Rechnung zu tragen.

2 Urlaubswiderruf Besonders sensibel ist der Widerruf eines bereits genehmigten Urlaubs. Das Bundesarbeitsgericht lässt einen solchen Widerruf nur in absoluten Ausnahmefällen zu. Ein klassisches Beispiel für einen zulässigen Widerruf wäre etwa folgende Konstellation: In einem Krankenhaus kommt es kurzfristig zu einem unvorhersehbaren Ausfall mehrerer speziell qualifizierter MT-Beschäftigter durch eine akute Infektionslage, während gleichzeitig eine behördlich angeordnete Versorgungspflicht besteht, die ohne zusätzliche Fachkräfte nicht erfüllt werden kann. In einem solchen Ausnahmefall kann ein bereits genehmigter Urlaub widerrufen werden, sofern der Arbeitgeber alle zumutbaren Alternativen ausgeschöpft hat und dem betroffenen Beschäftigten die durch den Widerruf entstehenden Kosten ersetzt. Bloße organisatorische Schwierigkeiten oder ein allgemeiner Personalmangel rechtfertigen einen Widerruf hingegen nicht.

3 Urlaubsberechnung Eine weitere häufig unterschätzte Frage betrifft die Berechnung des Urlaubs bei Änderungen der Arbeitszeit. Maßgeblich ist nicht die Zahl der Wochenstunden, sondern die Verteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Arbeitstage. Ändert sich lediglich die Stundenzahl, während die Verteilung auf die Arbeitstage gleich bleibt, hat dies keine Auswirkungen auf die Anzahl der Urlaubstage.

Ein typisches Beispiel aus der Praxis: Eine MT-Beschäftigte arbeitet zu Beginn des Jahres in Vollzeit mit 38,5 Stunden an fünf Tagen pro Woche und hat nach TVöD Anspruch auf 30 Urlaubstage. Reduziert sie im Laufe des Jahres ihre Arbeitszeit auf 30 Stunden, verteilt weiterhin auf fünf Tage pro Woche, bleibt es bei 30 Urlaubstagen. Jeder Urlaubstag ist nun lediglich kürzer, weil weniger Stunden pro Tag gearbeitet werden. Eine Kürzung der Urlaubstage wäre in diesem Fall unzulässig, da sich die Zahl der Arbeitstage nicht verändert hat. Das Bundesarbeitsgericht stellt klar, dass eine Reduzierung der Wochenstunden allein keinen geringeren Urlaubsanspruch rechtfertigt.

Anders stellt sich die Situation dar, wenn sich nicht nur die Stundenzahl, sondern auch die Verteilung der Arbeitszeit ändert. Wechselt eine MT-Beschäftigte beispielsweise zur Jahresmitte von einer Fünftagewoche auf eine Dreitagewoche, ist eine Umrechnung erforderlich. Ein Rechenbeispiel verdeutlicht dies: Eine Beschäftigte arbeitet von Januar bis Juni an fünf Tagen pro Woche mit einem Jahresurlaubsanspruch von 30 Tagen. In dieser Zeit „erwirbt“ sie rechnerisch die Hälfte des Jahresurlaubs, also 15 Tage. Ab Juli arbeitet sie an drei Tagen pro Woche. Der Jahresurlaubsanspruch bei einer Dreitagewoche beträgt umgerechnet 18 Tage. Für die zweite Jahreshälfte entstehen somit weitere neun Urlaubstage. Insgesamt ergibt sich ein Jahresurlaubsanspruch von 24 Tagen. Entscheidend ist, dass bereits erworbene Urlaubsansprüche aus der Fünftagewoche nicht nachträglich gekürzt werden dürfen (BAG, Urteil vom 19. März 2019, Az.: 9 AZR 406/17).

4 Urlaubsverfall Besonders konfliktträchtig bleibt das Urlaubsrecht im Zusammenhang mit längerer Krankheit. Nach der gefestigten Rechtsprechung des BAG verfällt der gesetzliche Mindesturlaub bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit nicht am Jahresende, sondern erst 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres. Für MT-Beschäftigte ist jedoch entscheidend, dass dieser verlängerte Bestandsschutz zunächst nur für den gesetzlichen Mindesturlaub gilt. Für den Urlaubsanspruch, der über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgeht (Mehrurlaub), kann etwas anderes gelten, wenn dies ausdrücklich arbeits- oder tarifvertraglich vereinbart worden ist. Wird in den vertraglichen Vereinbarungen nicht zwischen Mindest- und Mehrurlaub unterschieden, gilt die verlängerte Schutzfrist von 15 Monaten nach Ablauf des Urlaubsjahres jedoch auch für den Mehrurlaub.

5 Hinweispflichten des Arbeitgebers Besonders praxisrelevant ist schließlich die Frage, wie der Arbeitgeber auf den Urlaub hinzuweisen hat. Er ist verpflichtet, die Arbeitnehmerin/den Arbeitnehmer konkret und transparent aufzufordern, seinen Urlaub zu nehmen, und sie/ihn klar und rechtzeitig darauf hinzuweisen, dass der Urlaub mit Ablauf des Kalenderjahres oder des Übertragungszeitraums verfällt, wenn er nicht genommen wird. Darüber hinaus ist dieser Hinweis so rechtzeitig zu erteilen, dass die Arbeitnehmerin/der Arbeitnehmer den Urlaub auch noch tatsächlich nehmen kann. Erfolgt der Hinweis nicht entsprechend dieser Vorgaben, verfällt der Urlaubsanspruch nicht – auch nicht nach 15 Monaten. Die Beweislast für die Erfüllung der Hinweispflicht trägt hierbei der Arbeitgeber. Aber auch hierzu gibt es Ausnahmen.

Eine Ausnahme gilt für langzeiterkrankte Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer. Besteht durchgehende Arbeitsunfähigkeit bis zum Ablauf des Übertragungszeitraums (15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres), verfällt der Urlaubsanspruch unabhängig davon, ob der Arbeitgeber seine Hinweispflicht erfüllt hat oder nicht. War die Arbeitnehmerin/der Arbeitnehmer im Urlaubsjahr jedoch (auch nur zeitweise) arbeitsfähig, muss der Arbeitgeber auch in diesem Fall seine Hinweispflicht erfüllen, damit der Verfall (ganz oder teilweise) eintreten kann (BAG, Urteil vom 31. Januar 2023, Az.: 9 AZR 107/20).

Zusammengefasst ist erkennbar, dass es sich beim Urlaubsrecht um ein sehr komplexes Thema handelt, welches sich ständig weiterentwickelt. Es lohnt sich daher für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, sich regelmäßig über die aktuelle Rechtsprechung zu informieren.