Auch wenn sich bestimmt die Hälfte der E-Mails als unwichtig herausstellt, muss ich sie zumindest öffnen und überfliegen. Ich hatte schon ernsthaft überlegt, am ersten Arbeitstag nach dem Urlaub zwei Stunden früher zu kommen, um vor Dienstbeginn das Lesen aller Nachrichten zu schaffen.
Anstrengend finde ich auch das Schreiben einer E-Mail. Der Text selber bereitet mir keine Schwierigkeit und ist schneller fertig als das Drumherum. Die Probleme beginnen mit der Betreffzeile. Hier sollte man sich kurz halten, aber neugierig machen und das Thema auf den Punkt bringen. Ach ja, und es sollten Schlagwörter darin enthalten sein, die man später wieder erahnen kann, um bei einer eventuellen Suche einer Antwort-Mail fündig zu werden.
Ich will nur nebenbei erwähnen, dass mich die Suche nach wichtigen E-Mails, die scheinbar verschwunden sind, bereits viele Stunden meiner Lebenszeit gekostet hat. Aber das nur am Rande.
Genauso zeitaufwendig finde ich den letzten Satz der E-Mail. Nach einer ausführlichen Auflistung oder Argumentation oder Begründung oder Anfrage ist ein „mit freundlichen Grüßen“ zu abrupt und bedarf zuvor einer ausleitenden Formulierung.
Dann hörte ich, dass man keine freundlichen Grüße schickt, sondern lediglich einen freundlichen Gruß. Der Plural des Grußes macht ja auch irgendwie gar keinen Sinn. Das Schlimmste ist aber die Anrede. Ich scheine eine Zwischengeneration zwischen förmlich und flapsig zu sein. Denn die „Sehr geehrten Damen und Herren“ gefallen mir genauso wenig wie ein zu lockeres Hallo.
Manch einer behilft sich mit einem „Guten Morgen Frau ...“. Nur weiß ich doch gar nicht, wann meine E-Mail gelesen wird. Da ist das tageszeitliche Grüßen womöglich nicht passend. Außerdem möchte ich kein „Guten Morgen“ schicken, wenn ich die E-Mail im Spätdienst tippe.
Was schreibe ich als Anrede bei einer Rundmail im Haus, in der ich sowohl den unnahbaren Chefarzt als auch die freundliche Pflegekraft ansprechen möchte, mit der ich mich duze? „Hallo zusammen“ wäre unpassend unförmlich, aber „Sehr geehrte Damen und Herren“ zu steif. Vielleicht bin ich einfach zu altmodisch, aber die Idee einiger Firmen, jung auftreten zu wollen und mich mit „Hi Christel“ zu begrüßen, ist mir unangenehm.
Das Problem, das sich mir immer öfter beim Beantworten einer E-Mail stellt, sind die mir unbekannten Vornamen. Nicht dass Sie mich missverstehen, ich möchte niemand Fremden mit Vornamen anschreiben. Doch bei einigen Vornamen, vornehmlich die mir nicht so geläufigen asiatischer Herkunft, lassen mich erst einmal verzweifelnd im Internet nachschlagen, ob es sich um einen männlichen oder weiblichen Namen handelt. Denn das entscheidet, ob ich in der Antwort an „Herrn oder Frau Sowieso“ schreibe.
Kurz noch erwähnt, dass man die Anlagen, auf die man sich in der E-Mail beruft, vor dem Versenden auch wirklich anhängt.
Antwort kommt nicht
Sauer werde ich aber bei einer Sache, die sehr häufig vorkommt: Es kommt keine Antwort. Nicht einmal ein „Ich werde erst in ... Wochen dazu kommen, mich um Ihr Anliegen zu kümmern“. Meine Kinder sagten, das Wort dafür wäre „jemanden ghosten“. Ich werde wirklich viel zu häufig „geghostet“, was mir ziemlich auf die Nerven geht.
Vor einiger Zeit bekam ich von höherer Stelle aus unserer Zentrale eine E-Mail, bei der ich ahnte, dass man unserer Abteilung zusätzliche Arbeit aufbrummen wollte. Man hatte mich um einen Teams-Termin am darauffolgenden Tag gebeten.
„Ha“, dachte ich, „dann ghoste ich die doch jetzt auch mal“. Vielleicht habe ich ja einfach so viel zu tun, dass ich nicht mal dazu komme, die E-Mail zu lesen. Doch leider ging man in der Zentrale besser mit dem Ghost-Problem um, als ich jemals könnte. Zwei Stunden später kam eine erneute E-Mail, die ich wieder ignorierte. Als eine weitere Stunde später ein Anruf von außerhalb kam, war ich nicht vorbereitet.
Es war die Konzern-Zentrale, die fragte, ob ich die E-Mail schon gelesen hätte. Wenn nicht, könnten wir ja direkt den Teams-Termin am Telefon klar machen.
Sie sehen, ich habe kein Talent zum Ghosten.
Ich fasse zusammen: ordentlicher Betreff, richtige Anrede, sinnvolles Ende, am Ende ein Gruß, kluge Suche nach E-Mails, Anlagen nicht vergessen und sich vom Ghosten nicht beeindrucken lassen. Es bedarf einiges an Übung, um im heutigen Maildschungel zu bestehen.
Entnommen aus MT im Dialog 06/2026
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